Soporte y ayudaGift Cards: tarjetas de regalo para vender y cobrar en tu comercio

Para qué sirve

Una Gift Card es una tarjeta de regalo: alguien paga un monto hoy y la persona que la recibe lo gasta después en tu comercio. Control Comercio la vende, la imprime o la manda por WhatsApp o email, y lleva la cuenta de cuánto le queda a cada una. No hacen falta vales en papel ni anotar a mano.

Ejemplo: una clienta de una librería compra una Gift Card de $ 20.000 para el cumpleaños de su sobrino. La cajera la vende desde Facturar y se la manda por WhatsApp. Una semana después, el sobrino compra por $ 12.000 y paga con la Gift Card: le quedan $ 8.000 para otra compra, hasta la fecha de vencimiento.

Lo que conviene saber antes

  • Código: cada Gift Card tiene un código de 12 números, que se imprime con su código de barras. Con ese código se cobra.
  • Monto y saldo: el monto es lo que se pagó al comprarla, en pesos enteros. El saldo es lo que le queda. Se puede usar en varias compras, hasta que el saldo llegue a $ 0.
  • Vencimiento: cada Gift Card vence a los días que elijas (180 si no cambiás nada). Se puede usar hasta el día del vencimiento inclusive. Si después cambiás los días, las que ya vendiste mantienen su fecha. Una Gift Card vencida se puede extender a mano.
  • Dónde se vende y dónde se usa: elegís en qué sucursales se venden. Se pueden usar en todas las sucursales.
  • Diseño: hay tres modelos para la tarjeta: Cool, Moderno y Festivo. La tarjeta lleva tu logo, el monto, el código, la fecha de vencimiento y, si los cargaste, Para y De parte de.
  • Estados: Activa (tiene saldo y no venció), Usada (ya no tiene saldo), Vencida y Anulada.
  • Quién hace qué: cualquier usuario puede vender y cobrar Gift Cards. Configurarlas, extender un vencimiento y anular una Gift Card lo pueden hacer los usuarios Dueño – Acceso total, Empleado – Acceso total y Otros – Acceso total.

Dónde está

En el menú Online & Marketing → Gift Cards. Ahí ves todas las Gift Cards que vendiste. Se venden y se cobran desde Facturar, con el producto Gift Card.

Paso a paso: configurar las Gift Cards

La primera vez que entrás a Gift Cards con un usuario que puede configurarlas, se abre un asistente de 4 pasos. Lo podés volver a abrir cuando quieras con el ícono de engranaje “Configurar Gift Cards”, arriba a la derecha.

  1. “Elegí el diseño”: tocá Cool, Moderno o Festivo y presioná “Siguiente”.
  2. “¿Cuánto dura?”: en “Vence a los (días)” escribí cuántos días dura cada Gift Card desde que se vende, entre 1 y 1825. Presioná “Siguiente”.
  3. “¿Dónde se vende?”: en “Sucursales donde se vende” marcá las sucursales que la venden. Si no marcás ninguna, se vende en todas. Presioná “Siguiente”.
  4. “Así se vende y se cobra”: te recuerda que se vende y se usa en Facturar con el producto Gift Card (código GIFT). Presioná “Listo”.

Cada “Siguiente” guarda lo que elegiste en ese paso. Con “Anterior” volvés al paso de antes, y con “Omitir” cerrás el asistente sin seguir. Al terminar, un globo “Empezá por acá” te señala el botón “Nueva Gift Card”.

Lo mismo se cambia en Configuraciones → Facturación → Gift Cards, con “Modelo de Gift Card”, “Vence a los (días)” y “Sucursales donde se vende”.

Paso a paso: vender una Gift Card

  1. Entrá a Facturar (o, en Gift Cards, tocá “Nueva Gift Card”: te lleva a Facturar con la ventana ya abierta y salteás el paso 3).
  2. En “Buscar producto” escribí GIFT, el código del producto Gift Card (o GIFTCARD, si tu comercio ya tenía un producto con el código GIFT).
  3. En la ventana Gift Card, tocá “Nueva Gift Card”.
  4. Escribí el Monto. Si querés, completá Para y De parte de (hasta 40 letras cada uno): salen impresos en la tarjeta.
  5. Presioná “Agregar”. La Gift Card queda como un renglón de la factura.
  6. Cobrala como cualquier venta y presioná “Facturar ARCA” o “Ingresar”.

Si el cliente quiere otro monto, no se edita el renglón: sacalo y agregá la Gift Card de nuevo. Si la sucursal no vende Gift Cards, la ventana solo ofrece “Usar Gift Card”.

Paso a paso: entregar la Gift Card

  1. Apenas facturás, en la barra que aparece abajo hay un ícono de regalo verde que late. Tocalo.
  2. Se abre “Gift Card creada”, con el texto “La Gift Card … por $ … quedó lista.” y la tarjeta tal como la va a recibir el cliente.
  3. Elegí cómo entregarla:
    • WhatsApp: se abre WhatsApp con un mensaje que empieza “¡Hola! Te regalaron una Gift Card de…” y trae el nombre de tu comercio, el monto, el código, la fecha de vencimiento y un enlace para descargarla. Si la factura tiene un cliente con teléfono, va a ese número; si no, elegís el contacto en WhatsApp.
    • Email: escribí el correo (si el cliente tiene uno cargado, ya aparece) y presioná “Enviar”. Le llega un mail con la Gift Card en PDF.
    • Imprimir: la imprime en tamaño tarjeta de crédito. Si usás comandera, también tenés Imprimir por comandera.
    • Descargar: baja la Gift Card en PDF.
  4. Presioná “Listo”.

Si la factura tenía varias Gift Cards, aparecen una abajo de la otra, cada una con sus botones. Después también la podés compartir desde su detalle, en la pantalla Gift Cards.

Paso a paso: cobrar con una Gift Card

  1. En Facturar, cargá los productos que lleva el cliente.
  2. En “Buscar producto” escribí GIFT y, en la ventana Gift Card, tocá “Usar Gift Card”.
  3. En “Código de Gift Card”, escribí el código (con o sin guiones) o escaneá el código de barras de la tarjeta, y presioná “Buscar”.
  4. Vas a ver el “Saldo disponible:” y la fecha en que vence. En “Monto a usar” el sistema propone el saldo o el total de la factura, lo que sea menor. Podés bajarlo.
  5. Presioná “Aplicar”. En la factura aparece un descuento llamado Gift Card con los últimos 4 números del código.
  6. Si queda algo por pagar, cobralo con otro medio de pago, como siempre.

Si la Gift Card paga toda la compra, el total queda en $ 0 y la venta se registra con “Ingresar”. “Facturar ARCA” queda bloqueado con el aviso “No hace falta facturar en ARCA: esta compra ya se facturó cuando se vendió la Gift Card.” Si el cliente trae más de una Gift Card, repetí “Usar Gift Card” con cada una.

La pantalla Gift Cards: saldo, búsqueda e historial

  • Arriba ves dos totales: Saldo sin usar y Saldo vencido.
  • La lista muestra Código, Fecha de venta, Para, Monto, Saldo, Vence, Estado y Sucursal.
  • Podés buscar por código, por el nombre de Para o por cliente, y filtrar por Estado, Sucursal de venta y Fecha de venta.
  • Tocá una Gift Card para ver su detalle: arriba están los mismos botones para compartirla; después sus datos (Fecha de venta, Sucursal, Vendida por, Cliente, Para, De parte de, Factura, Monto, Saldo, Vence y Estado) y, al final, el Historial.
  • El Historial muestra cada movimiento con su fecha, el usuario y el importe: Venta, Uso en factura …, Devolución por … (cuando una nota de crédito le devolvió saldo), Vencimiento extendido al … y Anulación.

Paso a paso: extender el vencimiento

  1. En Gift Cards, tocá la Gift Card.
  2. Presioná “Extender vencimiento”.
  3. En “Nueva fecha de vencimiento” elegí la fecha. Tiene que ser posterior a hoy.
  4. Presioná “Guardar”. Vas a ver “Vencimiento extendido al …” y queda anotado en el historial.

Sirve también para una Gift Card que ya venció: con la fecha nueva vuelve a poder usarse. Una Gift Card anulada no se puede extender.

Paso a paso: anular una Gift Card

Solo se puede anular una Gift Card que nunca se usó. Se anula con una nota de crédito sobre la factura en que se vendió.

  1. En Gift Cards, tocá la Gift Card y presioná “Anular”.
  2. Se abre la nota de crédito de esa factura, solo con el renglón de esa Gift Card.
  3. Elegí cómo le devolvés el dinero al cliente (el sistema propone efectivo por el total; lo podés cambiar) y emití la nota de crédito como cualquier otra (ver “Nota de crédito”).
  4. Al volver a Gift Cards vas a ver “Gift Card anulada.” El enlace que se había mandado por WhatsApp deja de funcionar.

Qué pasa después

  • La Gift Card se factura cuando se vende. Por eso, cuando se usa para pagar una compra entera, esa compra no se vuelve a facturar en ARCA.
  • Cada uso baja el saldo. Cuando llega a $ 0, la Gift Card pasa a Usada.
  • Si un cliente pagó con una Gift Card y después le hacés una nota de crédito con “Crear desde factura”, la parte que se pagó con la Gift Card vuelve a su saldo.

Preguntas frecuentes y errores comunes

  • “No encontramos una Gift Card con ese código.”: revisá el código; son 12 números.
  • “Esta Gift Card venció el …”: ya no se puede usar. Si querés aceptarla igual, extendé su vencimiento desde su detalle.
  • “Esta Gift Card ya no tiene saldo.”: ya se usó completa.
  • “Esta Gift Card está anulada.”: se anuló con una nota de crédito y no se puede usar.
  • “El monto supera el saldo de la Gift Card.” o “El monto supera el total de la factura.”: bajá el Monto a usar.
  • “Agregá productos a la factura antes de usar una Gift Card.”: primero cargá lo que compra el cliente.
  • “No se puede usar una Gift Card para comprar otra.”: una factura que vende una Gift Card no se puede pagar con otra Gift Card.
  • “En esta sucursal no se venden Gift Cards.”: la sucursal no está en “Sucursales donde se vende”. Se puede cobrar con una, pero no venderla.
  • “Esta Gift Card ya se usó y no se puede anular.”: una Gift Card que tuvo algún uso ya no se anula.
  • ¿Se puede poner una Gift Card en un presupuesto o en una seña? No: se vende solo desde Facturar, con “Nueva Gift Card”.
  • ¿Se puede cambiar por efectivo? No. La tarjeta impresa lo dice: “Válida en todos nuestros locales. No se cambia por efectivo.”
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