Soporte y ayudaCobranzas por WhatsApp: recordatorios de pago, Área de clientes y cobro por transferencia

Con Cobranzas por WhatsApp le mandás a tu cliente un mensaje de WhatsApp que le recuerda lo que te debe en su cuenta corriente. El mensaje sale desde el sistema con el nombre de tu local. Podés mandarlo en el momento, programarlo para otro día, repetirlo todos los meses o mandárselo a varios clientes a la vez, y si querés, que tu cliente te pague por transferencia desde el mismo mensaje.

Para qué sirve

Para cobrar lo que te deben sin tener que escribirle uno por uno a cada cliente. Por ejemplo, un almacén con 40 clientes que compran a cuenta programa un recordatorio mensual: el día 5 de cada mes a cada uno le llega un WhatsApp con lo que debe y, si quiere, un botón para pagar por transferencia.

Antes de empezar

El cliente tiene que tener cargado su WhatsApp (sin 0 ni 15) y tener deuda en su cuenta corriente.
Recordatorio: el mensaje que le llega al cliente con lo que te debe.
Insistencia: si no paga, el sistema le vuelve a escribir unos días después.
Recordatorio masivo: el mismo recordatorio a varios clientes de una vez.

Qué deuda se le reclama

La que figura en su cuenta corriente: lo que ves en Me deben en Clientes y en Me debe de su cuenta corriente. Si arrancó con una deuda cargada como Situación inicial, le aparece como “Deuda anterior”.

Cómo se activa

Solo el dueño de la cuenta, en Configuraciones → Clientes → “Cobranzas por WhatsApp”. Cada cambio se guarda solo. Los bloques, en orden:

Área de clientes: viene activada y es necesaria para todo lo demás.
Cobranzas por WhatsApp: la habilitación principal.
Mercado Pago: para cobrar por transferencia (no hace falta para mandar recordatorios).
Recordatorios de pago: habilita los recordatorios.
Recordatorios masivos: aparece con los recordatorios activados; permite mandar a varios clientes a la vez.

Si ya usabas el sistema antes de que saliera esta función, los recordatorios vienen apagados. Al tocar Recordar aparece “Los recordatorios están desactivados. Podés activarlos en Configuraciones, dentro de Clientes.”

Cómo mandar un recordatorio a un cliente

En Clientes & cobros → Clientes, tocá Recordar en la columna Recordatorios del cliente (o Recordar ↗ en su cuenta corriente).
Se abre “Recordar pago a [cliente] por $ [importe]”.
En ¿Cuándo enviarlo? elegí:
- Enviar ahora.
- Enviar después: elegí la Fecha y en Repetir, Sólo esta vez o Todos los meses (con el Día del mes).
Si querés que te pague por transferencia, activá Permitir pago por transferencia. El mensaje suma el enlace “Pagar”.
Revisá el Mensaje a enviar. Con Editar mensaje cambiás el nombre de tu local.
Tocá “Enviar recordatorio” (o “Guardar recordatorio” si es para después).

Qué ventas se reclaman

En Enviar ahora ves el Importe a reclamar; en Avanzada podés desmarcar ventas.
En Enviar después, por defecto se reclama toda la deuda que tenga el cliente el día del envío. Con Cambiar elegís ventas puntuales.
En Todos los meses, con Cambiar elegís Recordar deuda del mes anterior o Recordar la deuda acumulada hasta la fecha.

Horarios e insistencias

Lo programado sale a las 9:00. Si cae sábado o domingo, sale el lunes. La fecha tiene que ser posterior a hoy.
En el mensual, si el día no existe o cae en fin de semana, sale el siguiente día hábil.
En Enviar después, “Si no pagó, volver a recordarle” viene activado (Enviar ahora nunca insiste): vuelve a escribirle 3 y 7 días después. Podés cambiar los días o apagarlo.
Si el día del envío el cliente ya no debe, no se envía.
Todos los meses solo lo configura el dueño.

Cómo seguir cada recordatorio

En la columna Recordatorios ves cómo va: Próximo: [fecha], Por enviar, Enviado 1 de 3, Esperando transferencia, Revisar transferencia, No entregado, Número inválido, WhatsApp bloqueado, No recibir mensajes, Sin respuesta, Cobrado hoy o Al día.

Tocando la situación se abre “Recordatorios de [cliente]”:

Actual: el recordatorio en curso. Podés Modificar el recordatorio (mientras no salió), Cancelar recordatorio o Desactivar mensual.
Historial: los anteriores, con su resultado.

Cancelar un recordatorio no borra la deuda ni registra un cobro.

Cómo recordar a varios clientes a la vez

En Clientes, seleccioná los clientes (o Seleccionar todo).
Tocá “Recordar pago”. Se abre “Recordar pago a N clientes”, con cuántos son elegibles y cuántos quedan afuera (sin deuda, con un recordatorio en curso, sin WhatsApp, etc.).
Activá Permitir pago por transferencia si querés, revisá el mensaje y tocá “Enviar N recordatorios”.

Podés mandar 20 recordatorios masivos por mes. Si no alcanzan para todos los elegidos, no sale ninguno. Los recordatorios a un solo cliente no usan ese cupo.

Quién puede mandarlos

El dueño y los usuarios con acceso total. Los de acceso restringido no ven Recordar ni Recordar pago.

Informe

En Informes → Clientes y Cobranzas → Historial de recordatorios.

Lo que hay que saber

No se pueden apagar las cobranzas por WhatsApp ni los recordatorios mientras haya recordatorios en curso o transferencias en revisión.
Para hoy se usa Enviar ahora: un recordatorio programado no se puede poner para hoy.

Área de clientes y pago por transferencia

El Área de clientes es una página web propia de cada cliente, con el nombre y el logo de tu local, donde tu cliente ve su cuenta corriente sin instalar nada. Si vinculás Mercado Pago, además te puede pagar por transferencia y el sistema reconoce el pago solo.

Área de clientes: para qué sirve

Para que tu cliente no te tenga que preguntar “¿cuánto te debo?”. Por ejemplo, una distribuidora de bebidas le manda a cada bar su enlace: el dueño del bar entra cuando quiere, ve sus facturas pendientes, transfiere desde su banco y el cobro queda registrado solo, sin que nadie lo cargue a mano.

Área de clientes: antes de empezar

Enlace de acceso: la dirección web propia de cada cliente. Quien tenga el enlace ve esa cuenta, por eso se manda solo al cliente.
Alias: el alias de tu cuenta de Mercado Pago donde recibís las transferencias.
Reconocer el pago: el sistema mira los movimientos de tu Mercado Pago y, si la transferencia coincide, la registra como cobro del cliente.

Qué ve tu cliente

“Hola, [nombre]” y Tu deuda (o “No tenés deuda.”; si tiene saldo a favor, también lo ve).
Su Cuenta corriente, con las solapas Pendientes y Todos, y el detalle de cada compra y cada cobro, que puede descargar o imprimir.
Si cargaste el catálogo online y el WhatsApp del local, accesos a Productos y Contacto.

Cómo se activa el Área de clientes

Viene activada. Se prende o apaga en Configuraciones → Clientes → Área de clientes (solo el dueño). Si la apagás, los enlaces que ya mandaste dejan de abrirla y también se apagan las cobranzas por WhatsApp y los recordatorios.

Cómo le mandás el enlace a tu cliente

Por el enlace “Pagar” del recordatorio de WhatsApp, si activaste el pago por transferencia.
Copiándolo: en Clientes & cobros → Clientes, menú de tres puntos del cliente → “Copiar enlace de acceso”, y se lo mandás como quieras.

En el mismo menú:

“Ver Área de clientes”: abre exactamente lo que ve ese cliente (también desde Área de clientes ↗ en su cuenta corriente).
“Regenerar enlace de acceso”: crea un enlace nuevo; el anterior deja de funcionar y tenés que mandarle el nuevo.

Cómo cobrar por transferencia con Mercado Pago

Activá Cobranzas por WhatsApp (ver la página Cobranzas por WhatsApp).
En Configuraciones → Clientes → Mercado Pago, tocá “Vincular con Mercado Pago”, iniciá sesión y autorizá al sistema a leer los movimientos de la cuenta donde recibís las transferencias.
Completá los Datos para recibir transferencias: Alias (de 6 a 20 caracteres, sin espacios, de la misma cuenta vinculada) y Titular de la cuenta.
Elegí Cómo identificar las transferencias:
- Por importe exacto con centavos (recomendada): el importe lleva centavos únicos para saber de quién es.
- Por DNI/CUIT del titular: se le pide al cliente el DNI o CUIT de la cuenta desde la que transfiere.

Con eso, en los recordatorios aparece Permitir pago por transferencia.

Esta vinculación de Mercado Pago es solo para las cobranzas. No cambia el cobro con QR, que se configura en Configuraciones → Integraciones.

Qué hace tu cliente para pagarte

Entra al Área de clientes.
Elige las compras a pagar y toca “Pagar $ …”.
Ve el Titular de la cuenta, el Alias y el importe, con botones “Copiar”.
Transfiere desde su banco o billetera. Puede avisarte con “Voy a transferir”.

Cuando la transferencia llega y se reconoce, el cobro se registra solo en su cuenta corriente, aparece en Clientes & cobros → Cobros (origen Mercado Pago) y te llega una notificación con “Ver cobro”.

Cómo revisar una transferencia que no se reconoció sola

Si llega un importe distinto o podría ser de más de un cliente, el cliente queda en Revisar transferencia y sus recordatorios se frenan. Tocando esa situación elegís:

“Registrar cobro”: elegís el cliente y tocás “Guardar cobro”.
“No corresponde”: esa transferencia no era un pago de ese cliente.

Las transferencias en revisión las resuelve el dueño.

Si un cobro quedó en el cliente equivocado

En el Detalle del cobro tocá “Corregir asociación”: el cobro deja de sumar y la transferencia vuelve a revisión. Esto no devuelve plata en Mercado Pago.

Área de clientes y transferencias: lo que hay que saber

El sistema no detecta transferencias que llegan a un alias de otra cuenta de Mercado Pago.
Mientras haya transferencias en revisión, no se puede desvincular Mercado Pago ni apagar las cobranzas por WhatsApp.