Soporte y ayudaNueva compra (antes Cargar facturas)

Aquí vamos a ver cómo se manejan los cuentas corrientes con los proveedores y cómo cargar facturas de compra.

Para qué sirve: con una sola carga quedan al día el stock, los costos y lo que le debés al proveedor. Por ejemplo, una librería recibe 50 cuadernos: carga la compra con los productos, el stock sube 50 y, si paga a 30 días, la factura queda como deuda que vence en 30 días.

Por primera instancia tenemos que tener el proveedor creado (ver manual de «Proveedores»), o crearlo en el momento con el botón «+». Luego para registrar una compra, entramos a Administración → Proveedores & compras, solapa Compras, y presionamos «Nueva compra». Se abre la ventana «Nuevo movimiento de plata» con la cuenta Compras de mercadería ya elegida. Tendremos todos estos campos los cuales se completarán con los mismos datos con los que vienen en la compra que le realizamos al proveedor. Los campos son: Fecha: Aquí se pone la fecha en la cual se emitió el comprobante. Número: Pondremos el número completo de la factura de compra que nos emitió el proveedor (por ejemplo, 0001-00000005). Este dato y el tipo están en «Carga avanzada» → «Cargar la factura» (“Recomendado. Sumá número, tipo e IVA del comprobante.”), junto con Impuestos y descuento. Proveedor: seleccionamos el proveedor correspondiente. Tipo de factura: seleccionamos qué tipo de factura es: A, B, C o X (X no rige a nivel fiscal). Las notas de crédito del proveedor se cargan aparte, como devolución (ver más abajo). Luego completamos el Importe y hay dos opciones:

1. Esta opción consta en solo cargar el importe y luego presionar «Guardar».
2. Esta opción consta en cargar los productos que figuran en la factura de compra, lo cual al guardar me registra el gasto y también suma el stock. Para ingresar la factura de compra con stock debemos activar, en «Carga avanzada», la opción «Cargar los productos». Al guardar, si algún producto tiene costo, aparece «Precio unitario modificado» y pregunta qué hacer: «No actualizar costo», «Solo agregar costo» o «Modificar precio final». Si cerrás esa ventana sin elegir, la compra no se guarda y queda como la dejaste.

Una vez que completemos todos los datos, restaría completar los Medios de pago: efectivo (de la caja que elijas), transferencia (de la cuenta bancaria), cheque (de terceros o propio), tarjeta de crédito del local (con cuotas) o cuenta corriente. Lo que no pagues queda como deuda en la cuenta corriente del proveedor; el sistema te avisa antes de guardar.

Cómo se calcula el costo de cada producto

Para qué sirve: el costo de cada producto sale de la factura del proveedor, sin hacer cuentas aparte. Por ejemplo, un almacén compra 12 aceites a $ 1.000 con un descuento de 10+5 y paga un flete: el sistema calcula cuánto le costó cada aceite, con el descuento y su parte del flete.

• Con «Cargar los productos», cada fila tiene Cantidad, Precio unitario, Descuento % y Costo. Escribí el precio unitario y el descuento tal como vienen en la factura.
• El descuento puede ser uno solo (15) o varios en cadena, separados por «+» (10+5): primero se descuenta el 10 % y después el 5 % sobre lo que queda. Si no se puede leer, aparece “Escribí un porcentaje, como 15, o varios, como 10+5.”
• El Costo se calcula solo mientras cargás; no se escribe.
• Si además activás «Cargar la factura», cada producto suma su parte de Flete y otros gastos y de los impuestos que no recuperás, y resta su parte del Descuento general de la factura. Se reparten según lo que pesa cada producto en la compra.
• Qué impuestos no recuperás depende de tu condición. Si sos Responsable Inscripto, o si la factura es X, solo Otros impuestos. Si no sos Responsable Inscripto: con factura A también van al costo el IVA, la percepción de IVA, los IIBB y la retención de ganancias; con factura B o C, todo eso menos el IVA, que ya viene en el precio.

Cuándo vence la compra

Si la compra deja deuda, aparece «Vence»: el sistema propone la fecha de la factura más el Plazo de pago (días) del proveedor, o 30 días si no tiene plazo. Se puede cambiar, pero no a una fecha anterior a la factura. En la solapa Compras la factura figura Pendiente no vencida y, pasada la fecha, Pendiente vencida.

Cómo cargar una devolución o nota de crédito del proveedor

1. En Mis cuentas, abrí «Nuevo movimiento de plata» y elegí «Entró plata».
2. En Cuenta elegí Devolución de proveedor, y completá proveedor, fecha e importe.
3. En «Carga avanzada», activá «Cargar el comprobante» y elegí NCA, NCB o NCC.
4. Cargá los productos que devolvés, para descontarlos del stock.
5. En «Aplicar el crédito a» elegí las facturas donde se descuenta, y guardá.

Si el proveedor no tiene facturas pendientes: “Este proveedor no tiene facturas pendientes. El crédito queda como saldo a favor.”

Si cargaste mal una compra

Una compra guardada no se puede editar, anular ni eliminar desde el sistema. Se compensa con una nota de crédito del proveedor por el mismo importe, o se le pide a soporte que la elimine indicando número de factura y proveedor.